Copie conforme : faut-il encore conserver le papier ?

En définissant les règles de l’art en matière de numérisation des documents papier, la norme NF Z 42-026 consolide la notion de copie numérique opposable en cas de litige. Si l’application de cette norme est correctement réalisée, chaque organisation peut décider de ne plus conserver de papier.

L’heure du tout numérique a-t-elle sonné dans votre entreprise ? L’adoption de la norme « copie conforme » NF Z 42-026 accélère la fin du règne du papier comme support du document, se réjouissent les spécialistes. A les en croire, cette promesse de faire table rase du papier n’est pas le énième refrain d’une version rayée du « zéro papier » : en France, comme dans d’autres pays avant elle, un verrou législatif a sauté et les lignes vont désormais bouger bien plus rapidement qu’auparavant. Ce n’est pas la première fois que la loi s’intéresse à la fiabilité de la copie numérique. Dans les années 80, l’article 1348 du Code civil indique déjà qu’une copie est une reproduction fidèle et durable mais laisse finalement aux magistrats le soin d’apprécier « souverainement la valeur et la portée » de cette copie en cas de perte de son original papier, parfois sur des critères éloignés de la technologie. Résultat, le numérique patine face aux obligations légales. Pour le plus grand bonheur des spécialistes de l’archivage physique et autres loueurs d’entrepôts, les entreprises ont été contraintes de conserver leurs originaux papier. Voilà près de 37 ans que cela dure. 37 années de factures fournisseurs pour une PME, on imagine à peine le volume que cela représente… Mais cette même PME pourrait à présent mettre un terme à cette gestion si elle le souhaitait...

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